IV. Ablauf

1. Hinweise zum Zeitmanagement

Der hier vor­ge­stell­te Ablauf, der ohne Pau­sen rund zehn Stun­den benö­tigt, ist auf eine Work­shop­dau­er von zwei Tagen aus­ge­legt. Der Work­shop besteht aus Infor­ma­ti­ons­ein­hei­ten in Form von kur­zen Vor­trä­gen sowie Arbeits­pha­sen, in denen das zuvor ver­mit­tel­te Wis­sen auf die eige­ne Ein­rich­tung ange­wen­det wird. Auf­grund der inten­si­ven Arbeits­pha­sen, in denen vie­le Dis­kus­sio­nen in der Work­shop­grup­pe erfol­gen wer­den, müs­sen aus­rei­chend (Kaffee-)Pausen zur Erho­lung ein­ge­plant wer­den. Die hin­ter den Abschnitts­über­schrif­ten ange­ge­be­nen Zei­ten sind nur gro­be Richt­wer­te und müs­sen noch im Zuge der Erfah­rungs­samm­lung bei der Durch­füh­rung des Work­shops eva­lu­iert und ggf. kor­ri­giert werden.

Grund­sätz­lich soll­ten alle Infor­ma­ti­ons­ein­hei­ten, bei denen die Teilnehmer*innen nur auf­neh­men, ohne selbst aktiv zu wer­den, nicht län­ger als zwan­zig Minu­ten sein. Alle Arbeits­pha­sen, in denen die Teilnehmer*innen selbst aktiv wer­den, soll­ten min­des­tens zwan­zig Minu­ten dau­ern.¹⁾ „Die 20-Minu­ten-Regel“, vgl. Döring 2008: 56. Wenn nichts ande­res ange­ge­ben ist, fin­den alle Arbeits­pha­sen in der Gesamt­grup­pe statt.

2. Vorstellungsrunde

(15–20 Minu­ten) [Folie 2]

Der Work­shop beginnt mit einer Vor­stel­lungs­run­de. Zuerst stellt sich die Moderator*in vor und begrüßt die Teilnehmer*innen zum Work­shop. Dann wer­den die Teilnehmer*innen gebe­ten, sich kurz mit vol­lem Namen, Funk­ti­on und Bezie­hung zum FDM vor­zu­stel­len (maxi­mal eine Minu­te pro Teilnehmer*in).

3. Vorstellung der FDM-Policy

(10 + 15 + 10 Minu­ten) [Folie 3]

Als Ein­stieg in den Work­shop wird im Ide­al­fall die FDM-Poli­cy (-Leit– / ‑Richt­li­ni­en) der jewei­li­gen Insti­tu­ti­on von der Vertreter*in der stra­te­gi­schen Steue­rungs­ein­heit vor­ge­stellt. Soll­te die Insti­tu­ti­on noch kei­ne ent­spre­chen­den Beschlüs­se erlas­sen haben, bie­tet sich der Kodex zur guten wis­sen­schaft­li­chen Pra­xis der DFG²⁾Vgl. DFG 2019. als Ein­füh­rung an. Hier­für kann das im Anhang bereit­ge­stell­te Doku­ment zu den FDM-rele­van­ten Pas­sa­gen ver­wen­det werden.

Damit sich die Teilnehmer*innen inten­siv mit der FDM-Poli­cy aus­ein­an­der­set­zen, wird jeder Teilnehmer*in eine Kopie der Poli­cy sowie ein schwar­zer Filz­stift zur Ver­fü­gung gestellt. Die Teilnehmer*innen sol­len nun alle Text­pas­sa­gen schwär­zen, die sie für unwe­sent­lich hal­ten.³⁾Dies ist eine Metho­de mit dem Ziel, Tex­te kon­zen­triert zu lesen und wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen aus Tex­ten her­aus­zu­ar­bei­ten. Vgl. Groß / Boden / Boden 2012: 57. Anschlie­ßend wer­den die Ergeb­nis­se dis­ku­tiert, indem eini­ge Teilnehmer*innen ihre geschwärz­ten Tex­te zei­gen und die ihnen wich­tig erschei­nen­den Pas­sa­gen vorstellen.

4. Vorstellung der FDM-Steuerungseinheit

(20 Minu­ten) [Folie 4]

Im Anschluss stellt sich – sofern vor­han­den – die an der Insti­tu­ti­on zen­tra­le Anlauf­stel­le für FDM hin­sicht­lich ihrer Struk­tu­ren und Auf­ga­ben­be­rei­che vor. Wenn eine sol­che Stel­le bzw. Orga­ni­sa­ti­ons­ein­heit noch nicht geschaf­fen wur­de, kann das Ser­vice­zen­trum eSci­en­ces der Uni­ver­si­tät Trier als Bei­spiel vor­ge­stellt werden.

5. Einführung Praxisbeispiel „Forschungsdatenarchivierung“

(60 Minu­ten) [Folie 5]

Die Moderator*in erläu­tert, dass der Pro­zess der For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rung als Pra­xis­bei­spiel die­nen soll, auf das im Lau­fe des Work­shops immer wie­der zurück­ge­grif­fen wird. An die­ser Stel­le wird noch nicht näher auf den Pro­zess ein­ge­gan­gen, son­dern die Teilnehmer*innen tau­schen sich in einer mode­rier­ten Dis­kus­si­ons­run­de unter­ein­an­der über ihre Erfah­run­gen bei der Daten­ar­chi­vie­rung aus. Die Teilnehmer*innen sol­len jeweils aus ihrer Per­spek­ti­ve berich­ten, wie sie am Pro­zess der For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rung betei­ligt sind, was gut funk­tio­niert und wo Pro­ble­me auf­tre­ten. Es wäre sinn­voll, wenn als ers­tes die Grup­pe der For­schen­den berich­ten wür­de. Die Ergeb­nis­se wer­den von der Moderator*in für alle Teilnehmer*innen sicht­bar ent­we­der digi­tal in der gemein­sa­men Work­shop­do­ku­men­ta­ti­on oder auf einem Flip­chart notiert.

Danach tau­schen sich die Teilnehmer*innen dar­über aus, wel­che ande­ren FDM-Akti­vi­tä­ten an ihrer Insti­tu­ti­on bereits durch­ge­führt wer­den und wie ihre Erfah­run­gen damit sind. Dadurch kom­men sie mit­ein­an­der ins Gespräch, kön­nen sich über ihr FDM-Ver­ständ­nis aus­tau­schen, ihre gemach­ten Erfah­run­gen bei der Bewäl­ti­gung von FDM-Auf­ga­ben mit­tei­len und über bereits bewähr­te Lösungs­stra­te­gien und bekann­te Pro­ble­me infor­mie­ren. Die Ergeb­nis­se wer­den von der Moderator*in für alle Teilnehmer*innen sicht­bar ent­we­der digi­tal in der gemein­sa­men Work­shop­do­ku­men­ta­ti­on oder auf einem Flip­chart notiert.

Die Doku­men­ta­ti­on könn­te in Form der nach­ste­hen­den Tabel­le erfolgen:

FDM-Auf­ga­be	??	?
For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rung	− insti­tu­tio­nel­les Repositorium − gutes Nutzerhandbuch	− nur Ver­öf­fent­li­chung möglich − lan­ge Bearbeitungszeiten
FDM-Res­sour­cen beantragen	− gute Bera­tung vom Forschungsmanagement	− Pro­jek­te kom­men meis­tens zu kurz­fris­tig oder zu spät
…	−     …	−     …

 

6. Erarbeitung des FDM-Referenzmodells

 

Im fol­gen­den umfang­rei­chen Abschnitt wird das im Rah­men des POD­MAN-Pro­jek­tes ent­wi­ckel­te FDM-Refe­renz­mo­dell vor­ge­stellt, um zu einem bes­se­ren Ver­ständ­nis des FDM-Pro­zes­ses hinzuführen.

a) ARIS-Modellierung

(10 Minu­ten) [Folie 6‑7]

Zunächst wird der theo­re­ti­sche Ansatz des DIA­MANT-Modells – die ARIS-Model­lie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen – erläu­tert, damit die Teilnehmer*innen das nöti­ge Vor­wis­sen zum Ver­ständ­nis der nach­fol­gen­den Infor­ma­tio­nen zu den ver­schie­de­nen Sich­ten auf den FDM-Pro­zess haben.

b) Funktionssicht

(10 + 20 Minu­ten) [Foli­en 8‑10]

Es folgt die Vor­stel­lung der Funk­ti­ons­sicht in Form eines Kurz­vor­tra­ges. [Folie 8] Anschlie­ßend sol­len die Teilnehmer*innen das soeben ver­mit­tel­te Wis­sen auf den FDM-Pro­zess anwen­den. Dazu sind alle FDM-Pro­zes­se auf der letz­ten Folie des Kurz­vor­tra­ges unge­ord­net dar­ge­stellt. [Folie 9] Die Teilnehmer*innen wer­den nun in gleich gro­ße Grup­pen von maxi­mal fünf Per­so­nen ein­ge­teilt, wobei jede Grup­pe inner­halb der fol­gen­den 20 Minu­ten das Puz­zle zusam­men­set­zen soll. Dazu wird ihnen die FDM-Pro­zess­land­schaft in Ein­zel­tei­len (pro Pro­zess ein gedruck­tes „Puz­zle­teil“ oder Magnet­kärt­chen) zur Ver­fü­gung gestellt. Die Teilnehmer*innen sol­len die Tei­le ent­spre­chend des For­schungs­pro­zes­ses in eine sinn­vol­le Ord­nung brin­gen. Damit wird die hier­ar­chi­sche Pro­zess­land­schaft des FDM [Folie 10] erarbeitet.

c) Organisationssicht

(20 + 30 Minu­ten) [Foli­en 11‑13]

Im Anschluss wird die Orga­ni­sa­ti­ons­sicht erklärt. Dazu wer­den zunächst die ver­schie­de­nen am FDM betei­lig­ten Rol­len vor­ge­stellt, die in einem Orga­ni­gramm abge­bil­det sind. Die­se Rol­len sol­len anschlie­ßend in einer Arbeits­pha­se von den Teilnehmer*innen mit dem Orga­ni­gramm ihrer Ein­rich­tung abge­gli­chen wer­den. D. h. die FDM-Rol­len wer­den den Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten der Insti­tu­ti­on zugeordnet.

Anschlie­ßend sol­len die Teilnehmer*innen fest­hal­ten, wel­che kon­kre­ten Stel­len bzw. Per­so­nen in den zuvor iden­ti­fi­zier­ten Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten die FDM-Rol­le aus­fül­len, d. h. wer die Ansprechpartner*innen sind und wie die­se erreich­bar sind (E‑Mailadresse, Tele­fon­num­mer, Raum). Jede Teilnehmer*in muss für eine zuge­los­te FDM-Rol­le die Per­son / Abtei­lung, die die­se Rol­le an der eige­nen Ein­rich­tung ein­nimmt, durch Befra­gen ande­rer Teilnehmer*innen ermit­teln. Da im bes­ten Fall Vertreter*innen aller FDM-Rol­len in der Work­shop­grup­pe ver­tre­ten sind, kom­men die Teilnehmer*innen direkt mit den ent­spre­chen­den Per­so­nen ins Gespräch.

Hier kann sich das Pro­blem her­aus­stel­len, dass die Teilnehmer*innen eine FDM-Rol­le kei­ner ihrer Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten zuord­nen kön­nen. Je nach­dem, wie das Pro­blem der Zuord­nung von den Teilnehmer*innen arti­ku­liert wird, kann die Moderator*in auf den spä­te­ren Work­shop­teil zur FDM-Kom­pe­tenz­ma­trix ver­wei­sen. Eben­so könn­te es sein, dass die Teilnehmer*innen fest­stel­len, dass eine FDM-Rol­le in ver­schie­de­nen Orga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten vor­han­den sein kann. Dies ist ein erwünsch­ter Erkennt­nis­pro­zess. Die­se Erkennt­nis­se wer­den eben­falls auf einem Flip­chart oder in der gemein­sa­men Doku­men­ta­ti­on des Work­shops gesam­melt, sodass auf sie im Abschnitt IV.6. e) Kom­pe­tenz­ma­trix (S. 10) zurück­ge­grif­fen wer­den kann.

d) Steuerungssicht

(10 + 60 + 60 + 20 Minu­ten) [Foli­en 14‑21]

Als nächs­tes wird die ARIS-Steue­rungs­sicht in Form der Ereig­nis­ge­steu­er­ten Pro­zess­ket­ten (EPK) erläu­tert. [Foli­en 14‑16] Nach­fol­gend soll der FDM-Refe­renz­pro­zess von den Teilnehmer*innen in gleich gro­ßen Grup­pen von maxi­mal fünf Per­so­nen mit der Model­lie­rungs­me­tho­de der EPK erar­bei­tet wer­den. Um die­se Metho­de zu erläu­tern, wird eine EPK am Bei­spiel eines Ein­kaufs in einem Online­shop vor­ge­stellt. Zu den schon bekann­ten FDM-Pro­zes­sen (in der EPK „Aktio­nen“ genannt) kom­men die Ele­men­te Ereig­nis­se und Ver­knüp­fun­gen hin­zu. Die vor­her erstell­te Pro­zess­land­schaft (sie­he Abschnitt IV.6 b) Funk­ti­ons­sicht) soll nun von den Teilnehmer*innen aus der hier­ar­chi­schen Ord­nung unter Ein­fü­gung von Ereig­nis­sen und UND– / ODER-Ver­knüp­fun­gen in eine EPK über­führt wer­den. Die Aktio­nen, Ereig­nis­se und Ver­knüp­fun­gen wer­den wie­der als gedruck­te „Puz­zle­tei­le“ oder Magnet­kärt­chen zur Ver­fü­gung gestellt. Die Ver­knüp­fun­gen soll­ten in der kor­rek­ten Anzahl bereit­ge­stellt wer­den, um die Arbeit zu erleich­tern. Sobald die Teilnehmer*innen zufrie­den mit ihrer Dar­stel­lung sind, wird die­se über­prüft [Folie 18] und es wer­den ggf. Kor­rek­tu­ren vorgenommen.

Im fol­gen­den Schritt wer­den den Akti­vi­tä­ten des FDM-Refe­renz­pro­zes­ses die betei­lig­ten FDM-Rol­len zuge­ord­net. Dazu wer­den die Teilnehmer*innen in drei Grup­pen auf­ge­teilt. Eine Grup­pe bear­bei­tet den Pla­nungs­pro­zess, die zwei­te die Pha­se der Daten­er­he­bung und ‑ana­ly­se und die drit­te die Pha­se der Publi­ka­ti­on und Archi­vie­rung. [Folie 19] Nach­dem die Grup­pen ca. eine hal­be Stun­de gear­bei­tet haben, wer­den die drei Ergeb­nis­se zusam­men­ge­führt, vor­ge­stellt und noch offe­ne Zuwei­sun­gen dis­ku­tiert und mit dem FDM-Refe­renz­mo­dell [Folie 20] abge­gli­chen. Nach ggf. durch­zu­füh­ren­den Kor­rek­tu­ren sol­len die Teilnehmer*innen Pro­ble­me und abwei­chen­de Ansich­ten artikulieren.

Zum Abschluss die­ser Ein­heit wird anhand der Steue­rungs­ma­trix erläu­tert, wel­che FDM-Rol­len wie an wel­chen Pro­zes­sen betei­ligt sind. [Folie 21]

e) Kompetenzmatrix

(10 + 30 Minu­ten) [Foli­en 22‑23]

Es folgt ein kur­zer Über­blick über den Auf­bau der FDM-Kom­pe­tenz­ma­trix, in der für jede FDM-Funk­ti­on die nöti­gen Kom­pe­ten­zen der betei­lig­ten Rol­le auf­ge­führt sind. Sie wird u. a. als Instru­ment vor­ge­stellt, das einer For­schungs­ein­rich­tung dabei hel­fen kann zu ermit­teln, wel­che Orga­ni­sa­ti­ons­ein­heit eine noch nicht besetz­te FDM-Rol­le aus­fül­len könn­te. Auf die­se Wei­se schließt die­ser Teil des Work­shops unmit­tel­bar an Abschnitt IV.6 c) Orga­ni­sa­ti­ons­sicht (S. 9) an. [Folie 22]

Zur Anwen­dung der Kom­pe­tenz­ma­trix sol­len im Anschluss ein­zel­ne Kom­pe­ten­zen mit dem Orga­ni­gramm der Insti­tu­ti­on in Ver­bin­dung gebracht wer­den. Dazu wer­den zunächst Papp­kar­ten ver­teilt, auf denen die Kenn­num­mer der FDM-Kom­pe­tenz⁴⁾Vgl. Lemai­re / Ger­hards / Kel­len­donk u. a. 2020: 31–40., die FDM-Funk­ti­on und ‑Rol­le sowie die detail­lier­te Beschrei­bung einer Aus­wahl bestimm­ter Kom­pe­ten­zen⁵⁾Kom­pe­ten­zen K*1, K*2, K*3, K*4 (über­grei­fen­de Kom­pe­ten­zen), K34, K35, K36, K38, K39, K41, K42 (Kom­pe­ten­zen im Archi­vie­rungs­pro­zess), s. Anhang. auf­ge­führt sind. Die Teilnehmer*innen sol­len dazu noch die zustän­di­ge Stel­le bzw. Per­son (wenn bekannt) ergän­zen. [Folie 23]

Die aus­ge­füll­ten Kom­pe­tenz­kar­ten wer­den dann den ent­spre­chen­den Rol­len im Orga­ni­gramm der Insti­tu­ti­on zuge­ord­net. Auch hier kön­nen die Teilnehmer*innen zu der Erkennt­nis gelan­gen, dass die ein­deu­ti­ge Zuwei­sung von FDM-Rol­len zu einer Orga­ni­sa­ti­ons­ein­heit nicht mög­lich ist, weil z. B. die Kom­pe­ten­zen in unter­schied­li­chen dis­zi­plin­spe­zi­fi­schen Aus­prä­gun­gen an der For­schungs­ein­rich­tung vor­han­den sind. Die­se Erkennt­nis lei­tet dann zum nächs­ten Work­shop­ab­schnitt über.

7. FDM-Servicekatalog

(10 + 20 Minu­ten) [Foli­en 24‑25]

Der nächs­te Abschnitt behan­delt die Anwen­dung des FDM-Refe­renz­mo­dells zur Erstel­lung eines FDM-Ser­vice­ka­ta­logs. Dazu wird zunächst der Auf­bau des von der Work­shop­lei­tung vor­be­rei­te­ten For­mu­lars⁶⁾Vgl. Lemai­re / Ger­hards / Kel­len­donk u. a. 2020: 41–44. erläu­tert, das die Beschrei­bung eines bestimm­ten FDM-Ser­vices lie­fert (sie­he Work­shop­ma­te­ria­li­en im Abschnitt III.2. Benö­tig­tes Mate­ri­al, S. 6). Danach erfolgt eine Ein­füh­rung in das RISE-DE-Bewer­tungs­kon­zept⁷⁾Sie­he Hart­mann / Jacob / Weiß 2019: 8., das an die­ser Stel­le genutzt wird, um einen Ist– / Soll-Abgleich der FDM-Ser­vices vor­zu­neh­men. [Folie 24]

Im Anschluss wird das vor­ge­stell­te Beschrei­bungs- und Bewer­tungs­kon­zept von den Teilnehmer*innen auf das Pra­xis­bei­spiel der For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rung ange­wen­det, indem sie den Ist-Zustand des For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rungs­pro­zes­ses an ihrer Insti­tu­ti­on mit dem For­mu­lar gemein­sam erfas­sen und ggf. den gewünsch­ten Soll-Zustand in einem wei­te­ren For­mu­lar fest­hal­ten. [Folie 25] Hier­bei kann auch auf die anfangs for­mu­lier­ten Defi­zi­te des bestehen­den Pro­zes­ses zurück­ge­grif­fen und gemein­sam über­legt wer­den, mit wel­chen Maß­nah­men Ver­bes­se­run­gen erreicht wer­den könn­ten. Dies kann wie­der­um sowohl digi­tal in der gemein­sa­men Work­shop­do­ku­men­ta­ti­on erfol­gen oder ana­log auf bereit­ge­stell­ten Formularen.

8. Prozessmodellierung mit ARIS

(20 + 40 Minu­ten) [Folie 26–27]

Weil die Pro­zess­mo­del­lie­rung nach der ARIS-Metho­de ein sinn­vol­les Werk­zeug ist, um mehr Klar­heit und Trans­pa­renz in der Bereit­stel­lung von FDM-Ser­vices zu schaf­fen, sol­len die Teilnehmer*innen anhand der im Work­shop erwor­be­nen Kennt­nis­se bei­spiel­haft den Pro­zess der For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rung an ihrer Ein­rich­tung model­lie­ren. Nach einer Ver­tie­fung der ARIS-Metho­dik am Bei­spiel des Online­ein­kaufs (inkl. Ein­füh­rung zusätz­li­cher Ele­men­te wie z. B. tech­ni­sche Res­sour­cen) wer­den den Teilnehmer*innen die nöti­gen Aktivitäten‑, Ereignis‑, Res­sour­cen- und Ver­knüp­fungs­kar­ten zur Ver­fü­gung gestellt. Damit soll dann eine mög­lichst voll­stän­di­ge Model­lie­rung des For­schungs­da­ten­ar­chi­vie­rungs­pro­zes­ses ihrer Ein­rich­tung erstellt werden.

9. Aspekte zur Gestaltung einer FDM-Informationsarchitektur

(20 Minu­ten) [Folie 28‑33]

In die­sem Abschnitt wer­den Aspek­te des Orga­ni­sa­ti­ons­ma­nage­ments und der Per­so­nal­füh­rung vor­ge­stellt, die bei der effi­zi­en­ten Ent­wick­lung und Bereit­stel­lung von FDM-Ser­vices in den Blick genom­men wer­den soll­ten: ins­be­son­de­re unter dem Blick­win­kel der Her­aus­for­de­run­gen, die die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on der Hoch­schu­len mit sich bringt, und der För­de­rung der not­wen­di­gen Koope­ra­ti­ons­be­reit­schaft aller Akteur*innen.⁸⁾Vgl. Lemai­re / Ger­hards / Kel­len­donk u. a. 2020: 45–51.

10. Abschlussdiskussion

(30–60 Minu­ten) [Folie 34]

Zuletzt fin­det eine Abschluss­dis­kus­si­on statt, in der unge­klär­te Fra­gen (in einem gewis­sen Rah­men) erör­tert, nächs­te Schrit­te ver­ein­bart sowie eine Bewer­tung des Work­shops statt­fin­den sollte.