1. Hinweise zum Zeitmanagement
Der hier vorgestellte Ablauf, der ohne Pausen rund zehn Stunden benötigt, ist auf eine Workshopdauer von zwei Tagen ausgelegt. Der Workshop besteht aus Informationseinheiten in Form von kurzen Vorträgen sowie Arbeitsphasen, in denen das zuvor vermittelte Wissen auf die eigene Einrichtung angewendet wird. Aufgrund der intensiven Arbeitsphasen, in denen viele Diskussionen in der Workshopgruppe erfolgen werden, müssen ausreichend (Kaffee-)Pausen zur Erholung eingeplant werden. Die hinter den Abschnittsüberschriften angegebenen Zeiten sind nur grobe Richtwerte und müssen noch im Zuge der Erfahrungssammlung bei der Durchführung des Workshops evaluiert und ggf. korrigiert werden.
Grundsätzlich sollten alle Informationseinheiten, bei denen die Teilnehmer*innen nur aufnehmen, ohne selbst aktiv zu werden, nicht länger als zwanzig Minuten sein. Alle Arbeitsphasen, in denen die Teilnehmer*innen selbst aktiv werden, sollten mindestens zwanzig Minuten dauern.1) „Die 20-Minuten-Regel“, vgl. Döring 2008: 56. Wenn nichts anderes angegeben ist, finden alle Arbeitsphasen in der Gesamtgruppe statt.
2. Vorstellungsrunde
(15–20 Minuten) [Folie 2]
Der Workshop beginnt mit einer Vorstellungsrunde. Zuerst stellt sich die Moderator*in vor und begrüßt die Teilnehmer*innen zum Workshop. Dann werden die Teilnehmer*innen gebeten, sich kurz mit vollem Namen, Funktion und Beziehung zum FDM vorzustellen (maximal eine Minute pro Teilnehmer*in).
3. Vorstellung der FDM-Policy
(10 + 15 + 10 Minuten) [Folie 3]
Als Einstieg in den Workshop wird im Idealfall die FDM-Policy (-Leit– / ‑Richtlinien) der jeweiligen Institution von der Vertreter*in der strategischen Steuerungseinheit vorgestellt. Sollte die Institution noch keine entsprechenden Beschlüsse erlassen haben, bietet sich der Kodex zur guten wissenschaftlichen Praxis der DFG2)Vgl. DFG 2019. als Einführung an. Hierfür kann das im Anhang bereitgestellte Dokument zu den FDM-relevanten Passagen verwendet werden.
Damit sich die Teilnehmer*innen intensiv mit der FDM-Policy auseinandersetzen, wird jeder Teilnehmer*in eine Kopie der Policy sowie ein schwarzer Filzstift zur Verfügung gestellt. Die Teilnehmer*innen sollen nun alle Textpassagen schwärzen, die sie für unwesentlich halten.3)Dies ist eine Methode mit dem Ziel, Texte konzentriert zu lesen und wichtige Informationen aus Texten herauszuarbeiten. Vgl. Groß / Boden / Boden 2012: 57. Anschließend werden die Ergebnisse diskutiert, indem einige Teilnehmer*innen ihre geschwärzten Texte zeigen und die ihnen wichtig erscheinenden Passagen vorstellen.
4. Vorstellung der FDM-Steuerungseinheit
(20 Minuten) [Folie 4]
Im Anschluss stellt sich – sofern vorhanden – die an der Institution zentrale Anlaufstelle für FDM hinsichtlich ihrer Strukturen und Aufgabenbereiche vor. Wenn eine solche Stelle bzw. Organisationseinheit noch nicht geschaffen wurde, kann das Servicezentrum eSciences der Universität Trier als Beispiel vorgestellt werden.
5. Einführung Praxisbeispiel „Forschungsdatenarchivierung“
(60 Minuten) [Folie 5]
Die Moderator*in erläutert, dass der Prozess der Forschungsdatenarchivierung als Praxisbeispiel dienen soll, auf das im Laufe des Workshops immer wieder zurückgegriffen wird. An dieser Stelle wird noch nicht näher auf den Prozess eingegangen, sondern die Teilnehmer*innen tauschen sich in einer moderierten Diskussionsrunde untereinander über ihre Erfahrungen bei der Datenarchivierung aus. Die Teilnehmer*innen sollen jeweils aus ihrer Perspektive berichten, wie sie am Prozess der Forschungsdatenarchivierung beteiligt sind, was gut funktioniert und wo Probleme auftreten. Es wäre sinnvoll, wenn als erstes die Gruppe der Forschenden berichten würde. Die Ergebnisse werden von der Moderator*in für alle Teilnehmer*innen sichtbar entweder digital in der gemeinsamen Workshopdokumentation oder auf einem Flipchart notiert.
Danach tauschen sich die Teilnehmer*innen darüber aus, welche anderen FDM-Aktivitäten an ihrer Institution bereits durchgeführt werden und wie ihre Erfahrungen damit sind. Dadurch kommen sie miteinander ins Gespräch, können sich über ihr FDM-Verständnis austauschen, ihre gemachten Erfahrungen bei der Bewältigung von FDM-Aufgaben mitteilen und über bereits bewährte Lösungsstrategien und bekannte Probleme informieren. Die Ergebnisse werden von der Moderator*in für alle Teilnehmer*innen sichtbar entweder digital in der gemeinsamen Workshopdokumentation oder auf einem Flipchart notiert.
Die Dokumentation könnte in Form der nachstehenden Tabelle erfolgen:
| FDM-Aufgabe | ?? | ? |
| Forschungsdatenarchivierung | − institutionelles Repositorium
− gutes Nutzerhandbuch |
− nur Veröffentlichung möglich
− lange Bearbeitungszeiten |
| FDM-Ressourcen beantragen | − gute Beratung vom Forschungsmanagement | − Projekte kommen meistens zu kurzfristig oder zu spät |
| … | − … | − … |
6. Erarbeitung des FDM-Referenzmodells
Im folgenden umfangreichen Abschnitt wird das im Rahmen des PODMAN-Projektes entwickelte FDM-Referenzmodell vorgestellt, um zu einem besseren Verständnis des FDM-Prozesses hinzuführen.
a) ARIS-Modellierung
(10 Minuten) [Folie 6‑7]
Zunächst wird der theoretische Ansatz des DIAMANT-Modells – die ARIS-Modellierung von Geschäftsprozessen – erläutert, damit die Teilnehmer*innen das nötige Vorwissen zum Verständnis der nachfolgenden Informationen zu den verschiedenen Sichten auf den FDM-Prozess haben.
b) Funktionssicht
(10 + 20 Minuten) [Folien 8‑10]
Es folgt die Vorstellung der Funktionssicht in Form eines Kurzvortrages. [Folie 8] Anschließend sollen die Teilnehmer*innen das soeben vermittelte Wissen auf den FDM-Prozess anwenden. Dazu sind alle FDM-Prozesse auf der letzten Folie des Kurzvortrages ungeordnet dargestellt. [Folie 9] Die Teilnehmer*innen werden nun in gleich große Gruppen von maximal fünf Personen eingeteilt, wobei jede Gruppe innerhalb der folgenden 20 Minuten das Puzzle zusammensetzen soll. Dazu wird ihnen die FDM-Prozesslandschaft in Einzelteilen (pro Prozess ein gedrucktes „Puzzleteil“ oder Magnetkärtchen) zur Verfügung gestellt. Die Teilnehmer*innen sollen die Teile entsprechend des Forschungsprozesses in eine sinnvolle Ordnung bringen. Damit wird die hierarchische Prozesslandschaft des FDM [Folie 10] erarbeitet.
c) Organisationssicht
(20 + 30 Minuten) [Folien 11‑13]
Im Anschluss wird die Organisationssicht erklärt. Dazu werden zunächst die verschiedenen am FDM beteiligten Rollen vorgestellt, die in einem Organigramm abgebildet sind. Diese Rollen sollen anschließend in einer Arbeitsphase von den Teilnehmer*innen mit dem Organigramm ihrer Einrichtung abgeglichen werden. D. h. die FDM-Rollen werden den Organisationseinheiten der Institution zugeordnet.
Anschließend sollen die Teilnehmer*innen festhalten, welche konkreten Stellen bzw. Personen in den zuvor identifizierten Organisationseinheiten die FDM-Rolle ausfüllen, d. h. wer die Ansprechpartner*innen sind und wie diese erreichbar sind (E‑Mailadresse, Telefonnummer, Raum). Jede Teilnehmer*in muss für eine zugeloste FDM-Rolle die Person / Abteilung, die diese Rolle an der eigenen Einrichtung einnimmt, durch Befragen anderer Teilnehmer*innen ermitteln. Da im besten Fall Vertreter*innen aller FDM-Rollen in der Workshopgruppe vertreten sind, kommen die Teilnehmer*innen direkt mit den entsprechenden Personen ins Gespräch.
Hier kann sich das Problem herausstellen, dass die Teilnehmer*innen eine FDM-Rolle keiner ihrer Organisationseinheiten zuordnen können. Je nachdem, wie das Problem der Zuordnung von den Teilnehmer*innen artikuliert wird, kann die Moderator*in auf den späteren Workshopteil zur FDM-Kompetenzmatrix verweisen. Ebenso könnte es sein, dass die Teilnehmer*innen feststellen, dass eine FDM-Rolle in verschiedenen Organisationseinheiten vorhanden sein kann. Dies ist ein erwünschter Erkenntnisprozess. Diese Erkenntnisse werden ebenfalls auf einem Flipchart oder in der gemeinsamen Dokumentation des Workshops gesammelt, sodass auf sie im Abschnitt IV.6. e) Kompetenzmatrix (S. 10) zurückgegriffen werden kann.
d) Steuerungssicht
(10 + 60 + 60 + 20 Minuten) [Folien 14‑21]
Als nächstes wird die ARIS-Steuerungssicht in Form der Ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) erläutert. [Folien 14‑16] Nachfolgend soll der FDM-Referenzprozess von den Teilnehmer*innen in gleich großen Gruppen von maximal fünf Personen mit der Modellierungsmethode der EPK erarbeitet werden. Um diese Methode zu erläutern, wird eine EPK am Beispiel eines Einkaufs in einem Onlineshop vorgestellt. Zu den schon bekannten FDM-Prozessen (in der EPK „Aktionen“ genannt) kommen die Elemente Ereignisse und Verknüpfungen hinzu. Die vorher erstellte Prozesslandschaft (siehe Abschnitt IV.6 b) Funktionssicht) soll nun von den Teilnehmer*innen aus der hierarchischen Ordnung unter Einfügung von Ereignissen und UND– / ODER-Verknüpfungen in eine EPK überführt werden. Die Aktionen, Ereignisse und Verknüpfungen werden wieder als gedruckte „Puzzleteile“ oder Magnetkärtchen zur Verfügung gestellt. Die Verknüpfungen sollten in der korrekten Anzahl bereitgestellt werden, um die Arbeit zu erleichtern. Sobald die Teilnehmer*innen zufrieden mit ihrer Darstellung sind, wird diese überprüft [Folie 18] und es werden ggf. Korrekturen vorgenommen.
Im folgenden Schritt werden den Aktivitäten des FDM-Referenzprozesses die beteiligten FDM-Rollen zugeordnet. Dazu werden die Teilnehmer*innen in drei Gruppen aufgeteilt. Eine Gruppe bearbeitet den Planungsprozess, die zweite die Phase der Datenerhebung und ‑analyse und die dritte die Phase der Publikation und Archivierung. [Folie 19] Nachdem die Gruppen ca. eine halbe Stunde gearbeitet haben, werden die drei Ergebnisse zusammengeführt, vorgestellt und noch offene Zuweisungen diskutiert und mit dem FDM-Referenzmodell [Folie 20] abgeglichen. Nach ggf. durchzuführenden Korrekturen sollen die Teilnehmer*innen Probleme und abweichende Ansichten artikulieren.
Zum Abschluss dieser Einheit wird anhand der Steuerungsmatrix erläutert, welche FDM-Rollen wie an welchen Prozessen beteiligt sind. [Folie 21]
e) Kompetenzmatrix
(10 + 30 Minuten) [Folien 22‑23]
Es folgt ein kurzer Überblick über den Aufbau der FDM-Kompetenzmatrix, in der für jede FDM-Funktion die nötigen Kompetenzen der beteiligten Rolle aufgeführt sind. Sie wird u. a. als Instrument vorgestellt, das einer Forschungseinrichtung dabei helfen kann zu ermitteln, welche Organisationseinheit eine noch nicht besetzte FDM-Rolle ausfüllen könnte. Auf diese Weise schließt dieser Teil des Workshops unmittelbar an Abschnitt IV.6 c) Organisationssicht (S. 9) an. [Folie 22]
Zur Anwendung der Kompetenzmatrix sollen im Anschluss einzelne Kompetenzen mit dem Organigramm der Institution in Verbindung gebracht werden. Dazu werden zunächst Pappkarten verteilt, auf denen die Kennnummer der FDM-Kompetenz4)Vgl. Lemaire / Gerhards / Kellendonk u. a. 2020: 31–40., die FDM-Funktion und ‑Rolle sowie die detaillierte Beschreibung einer Auswahl bestimmter Kompetenzen5)Kompetenzen K*1, K*2, K*3, K*4 (übergreifende Kompetenzen), K34, K35, K36, K38, K39, K41, K42 (Kompetenzen im Archivierungsprozess), s. Anhang. aufgeführt sind. Die Teilnehmer*innen sollen dazu noch die zuständige Stelle bzw. Person (wenn bekannt) ergänzen. [Folie 23]
Die ausgefüllten Kompetenzkarten werden dann den entsprechenden Rollen im Organigramm der Institution zugeordnet. Auch hier können die Teilnehmer*innen zu der Erkenntnis gelangen, dass die eindeutige Zuweisung von FDM-Rollen zu einer Organisationseinheit nicht möglich ist, weil z. B. die Kompetenzen in unterschiedlichen disziplinspezifischen Ausprägungen an der Forschungseinrichtung vorhanden sind. Diese Erkenntnis leitet dann zum nächsten Workshopabschnitt über.
7. FDM-Servicekatalog
(10 + 20 Minuten) [Folien 24‑25]
Der nächste Abschnitt behandelt die Anwendung des FDM-Referenzmodells zur Erstellung eines FDM-Servicekatalogs. Dazu wird zunächst der Aufbau des von der Workshopleitung vorbereiteten Formulars6)Vgl. Lemaire / Gerhards / Kellendonk u. a. 2020: 41–44. erläutert, das die Beschreibung eines bestimmten FDM-Services liefert (siehe Workshopmaterialien im Abschnitt III.2. Benötigtes Material, S. 6). Danach erfolgt eine Einführung in das RISE-DE-Bewertungskonzept7)Siehe Hartmann / Jacob / Weiß 2019: 8., das an dieser Stelle genutzt wird, um einen Ist– / Soll-Abgleich der FDM-Services vorzunehmen. [Folie 24]
Im Anschluss wird das vorgestellte Beschreibungs- und Bewertungskonzept von den Teilnehmer*innen auf das Praxisbeispiel der Forschungsdatenarchivierung angewendet, indem sie den Ist-Zustand des Forschungsdatenarchivierungsprozesses an ihrer Institution mit dem Formular gemeinsam erfassen und ggf. den gewünschten Soll-Zustand in einem weiteren Formular festhalten. [Folie 25] Hierbei kann auch auf die anfangs formulierten Defizite des bestehenden Prozesses zurückgegriffen und gemeinsam überlegt werden, mit welchen Maßnahmen Verbesserungen erreicht werden könnten. Dies kann wiederum sowohl digital in der gemeinsamen Workshopdokumentation erfolgen oder analog auf bereitgestellten Formularen.
8. Prozessmodellierung mit ARIS
(20 + 40 Minuten) [Folie 26–27]
Weil die Prozessmodellierung nach der ARIS-Methode ein sinnvolles Werkzeug ist, um mehr Klarheit und Transparenz in der Bereitstellung von FDM-Services zu schaffen, sollen die Teilnehmer*innen anhand der im Workshop erworbenen Kenntnisse beispielhaft den Prozess der Forschungsdatenarchivierung an ihrer Einrichtung modellieren. Nach einer Vertiefung der ARIS-Methodik am Beispiel des Onlineeinkaufs (inkl. Einführung zusätzlicher Elemente wie z. B. technische Ressourcen) werden den Teilnehmer*innen die nötigen Aktivitäten‑, Ereignis‑, Ressourcen- und Verknüpfungskarten zur Verfügung gestellt. Damit soll dann eine möglichst vollständige Modellierung des Forschungsdatenarchivierungsprozesses ihrer Einrichtung erstellt werden.
9. Aspekte zur Gestaltung einer FDM-Informationsarchitektur
(20 Minuten) [Folie 28‑33]
In diesem Abschnitt werden Aspekte des Organisationsmanagements und der Personalführung vorgestellt, die bei der effizienten Entwicklung und Bereitstellung von FDM-Services in den Blick genommen werden sollten: insbesondere unter dem Blickwinkel der Herausforderungen, die die digitale Transformation der Hochschulen mit sich bringt, und der Förderung der notwendigen Kooperationsbereitschaft aller Akteur*innen.8)Vgl. Lemaire / Gerhards / Kellendonk u. a. 2020: 45–51.
10. Abschlussdiskussion
(30–60 Minuten) [Folie 34]
Zuletzt findet eine Abschlussdiskussion statt, in der ungeklärte Fragen (in einem gewissen Rahmen) erörtert, nächste Schritte vereinbart sowie eine Bewertung des Workshops stattfinden sollte.
Anmerkungen
| ↑1 | „Die 20-Minuten-Regel“, vgl. Döring 2008: 56. |
|---|---|
| ↑2 | Vgl. DFG 2019. |
| ↑3 | Dies ist eine Methode mit dem Ziel, Texte konzentriert zu lesen und wichtige Informationen aus Texten herauszuarbeiten. Vgl. Groß / Boden / Boden 2012: 57. |
| ↑4 | Vgl. Lemaire / Gerhards / Kellendonk u. a. 2020: 31–40. |
| ↑5 | Kompetenzen K*1, K*2, K*3, K*4 (übergreifende Kompetenzen), K34, K35, K36, K38, K39, K41, K42 (Kompetenzen im Archivierungsprozess), s. Anhang. |
| ↑6 | Vgl. Lemaire / Gerhards / Kellendonk u. a. 2020: 41–44. |
| ↑7 | Siehe Hartmann / Jacob / Weiß 2019: 8. |
| ↑8 | Vgl. Lemaire / Gerhards / Kellendonk u. a. 2020: 45–51. |
